Najviše rukovodstvo organizacije treba da redovno preispituje QMS. Za dobro utemeljen i efektivan QMS dovoljno je to činiti jednom godišnje. U situacijama u kojima se planiraju ili sprovode promene, preporučljivo je da preispitivanje bude češće. Ljudi koji učestvuju u preispitivanju trebalo bi da daju doprinos ovim aktivnostima i deluju u skladu sa rezultatima preispitivanja.

Cilj preispitivanja od strane rukovodstva je obezbeđivanje stalnog dokaza o sposobnosti organizacije da izradi kvalitetan proizvod koji ispunjava zahteve kvaliteta, politike i zahteve sadržane u QMS-u i koji stalno obezbeđuje zadovoljstvo kupca.

Preispitivanje od strane rukovodstva namenjeno je utvrđivanju eventualnog ponovnog pojavljivanja problema, delotvornosti preduzetih mera i zadovoljstva korisnika.

Pri preispitivanju od strane rukovodstva ne treba se baviti pojedinačnim problemima, već treba sagledati celokupan QMS, da bi se utvrdilo da li je on:

• Svrsishodan – Da li služi svojoj nameni?
• Adekvatan – Da li je i dalje dovoljan?
• Efektivan – Da li i dalje postiže željene rezultate?

Preispitivanjem najviše rukovodstvo postaje aktivno uključeno u sistem i pokazuje svoje obavezivanje i upravljanje. Preispitivanje od strane rukovodstva sadrži ulazne i izlazne elemente.

Preispitivanje i ocenjivanje nisu ista stvar. Ovo se najbolje razume ako se istakne da su rezultati ocenjivanja deo preispitivanja od strane rukovodstva.

Metod sprovođenja preispitivanja treba da je u skladu sa praksom organizacije i može da se sastoji od:

• Formalnih sastanaka “licem u lice“ sa unapred zacrtanim dnevnim redom, zapisnikom i formalno utvrđenim merama,
• Telekonferencija ili internet varijanta prethodnog,
• Parcijalna preispitivanja na različitim nivoima u organizaciji, sa izveštavanjem najvišeg rukovodstva koje preispituje na osnovu izveštaja.

Opšte odredbe

Najviše rukovodstvo mora da preispituje sistem menadžmenta kvalitetom u planiranim intervalima da bi se obezbedila njegova stalna prikladnost, adekvatnost i efektivnost. Ovo preispitivanje mora da obuhvati procenjivanje mogućnosti za poboljšavanje i potrebu za izmenama u sistemu menadžmenta kvalitetom, uključujući politiku i ciljeve kvaliteta.

Najviše rukovodstvo mora da sprovodi preispitivanje performansi da bi utvrdilo koliko je organizacija uspešna u ispunjavanju definisanih ciljeva. Preispitivanje od strane rukovodstva je preispitivanje celokupnog QMS-a i ono uzima u obzir rezultate svih preispitivanja izvršenih na nižim nivoima.

Preispitivanje treba obaviti u tri faze. Prva faza je prikupljanje i analiza podataka, druga faza je preispitivanje podataka i treća faza je sastanak na kome se razmatraju rezultati i odlučuje o pravcima delovanja.

Da bi se preispitale mogućnosti za poboljšanje i potrebe za izmenama moraju se prikupiti i preispitati podaci o primeni politike kvaliteta i ostvarenju ciljeva kvaliteta.

Prikladnost. Prikladnost QMS-a se ocenjuje na osnovu njegove sposobnosti da omogući organizaciji održavanje postojećih performansi. Ako je QMS neefikasan, onda on nije prikladan za svoju svrhu.

Adekvatnost. Adekvatnost QMS-a se ocenjuje na osnovu njegove sposobnosti da zadovolji zahteve standarda i propise. On ostvaruje ono za šta je projektovan.

Efektivnost. Efektivnost QMS-a se ocenjuje na osnovu toga koliko dobro on omogućuje organizaciji da ispuni potrebe kupca. Sistem može da zadovolji kupce i minimizira resurse, ali ukoliko ne daje odgovor na izmenjene potrebe kupaca onda to nije efektivan sistem.

Planiranim intervalima. Učestalost preispitivanja od strane rukovodstva treba definisati, na primer, godišnje, polugodišnje, kvartalno ili mesečno.

Svaki pojedinačni problem treba da bude tretiran odmah po nastanku. Ukoliko se čeka sledeće preispitivanje od strane rukovodstva da bi se preduzeli koraci u vezi žalbe korisnika može se desiti da više i ne bude korisnika.

Procenjivanje mogućnosti za poboljšavanje. Preispitivanjem postojećih performansi mogu se uočiti neki parametri gde ciljevi nisu ispunjeni. Takođe, verovatno će postojati i performanse gde postojeće stanje nije dovoljno dobro ili ne odgovara novonastalom stanju na tržištu. Sve ovo otvara mogućnosti za poboljšavanja.

Zapisi o preispitivanju od strane rukovodstva moraju se održavati (videti 4.2.4).

Zapis. Neophodno je voditi zapise o preispitivanju, koji sadrže sve tretirane tačke, zajedno sa merama koje treba preduzeti i ciljevima koji su zacrtani. Zapisi mogu biti u formi koja odgovara datoj organizaciji, kao što su unos u dnevnike, formalni zapisnici sa sastanaka, beleške, sačuvani na papiru ili u elektronskoj formi.

Zapisi moraju da sadrže kriterijume za preispitivanje i ko je doneo koje odluke. Ovi zapisi treba da sadrže:

• datum i mesto preispitivanja,
• učesnike preispitivanja,
• kriterijume u odnosu na koje se ocenjuje efektivnost sistema menadžmenta (ciljevi organizacije),
• kriterijume u odnosu na koje se ocenjuje prikladnost sistema menadžmenta (buduće izmene u organizaciji, propisima, standardima, zahtevima kupca, tržišta),
• dokaze koji svedoče o tekućim performansama sistema menadžmenta (dijagrami, tabele i ostali podaci u odnosu na ciljeve),
• identifikovanje jakih strana, slabih strana, mogućnosti i pretnji,
• zaključke o efektivnosti sistema menadžmenta,
• potrebne mere i odluke (šta ostaje isto, a šta se menja),
• odgovornosti i rokovi za aktivnosti (ko će da sprovede mere i do kada će to biti urađeno).

Ulazni elementi preispitivanja

Najviše rukovodstvo treba da analizira i donese odluke u vezi značajnih trendova. Greška je tokom preispitivanja trošiti vreme na nevažne probleme. Umesto razmatranja spiska sitnih problema, preispitivanje od strane rukovodstva će biti mnogo korisnije ukoliko se bavi izveštajima na osnovu kojih se stiče globalna slika sistema.

Analiza podataka predviđena u tački 8.4 takođe treba da bude obuhvaćena preispitivanjem od strane rukovodstva. Ostali ulazi koje mogu biti razmatrani uključuju:

• potrebe za obukom,
• problemi sa snabdevačima,
• potrebe u vezi opreme i održavanja,
• radna sredina i infrastruktura.

Svako preispitivanje QMS-a mora da se zasniva na činjenicama. Zbog ovoga je potrebno prikupiti sve podatke koji su od značaja za funkcionisanje sistema. Ulazne elemente preispitivanja od strane rukovodstva čine podaci dobijeni iz provera, merenja proizvoda, merenja procesa, kupaca, isporučilaca, zakonskih tela itd.

U preispitivanju QMS-a treba primeniti konzistentan pristup. Preporučljivo je razmatrati sledeće:

• Relevantnost politike kvaliteta u odnosu na trenutne potrebe,
• Kako QMS funkcioniše i da li se postižu ciljevi,
• Performanse procesa,
• Probleme vezane za kvalitet i preduzete korake,
• Povratne informacije od strane korisnika, uključujući i prigovore korisnika,
• Izveštaje sa provera (internih i eksternih),
• Oblasti mogućeg poboljšanja/potrebne promene,
• Pozitivna iskustva prethodnih preispitivanja.

Ulazni elementi preispitivanja moraju da sadrže informacije o:
a) rezultatima provera;

Rezultate provera treba koristiti da bi se utvrdilo da li se sistem ispravno koristi i da li se ispunjava politika kvaliteta. Ovo se može utvrditi preko rezultata svih provera sistema, procesa i proizvoda.

b) reagovanjima korisnika;

Reagovanja korisnika treba koristiti da bi se utvrdilo da li se potrebe kupca zadovoljavaju. To se može utvrditi obezbeđivanjem podataka u vezi žalbi kupca, udela na tržištu, konkurencije, reklamacija u garantnom roku, ispitivanja zadovoljstva kupca, itd.

c) performansama procesa i usaglašenosti proizvoda;

Da bi se utvrdilo da li proizvod ispunjava svoju namenu, treba koristiti podatke o performansama proizvoda. Tekuće performanse proizvoda treba da porede podatke o proizvodu sa specifikacijama za proizvod.

d) statusu preventivnih i korektivnih mera;

Podatke o korektivnim merama treba koristiti da bi se utvrdilo da li se sprečava ponovno javljanje problema.
Postojeće performanse u vezi statusa preventivnih mera treba da porede rezultate sa ciljevima kvaliteta koje ste postavili za razmatranje preventivnih mera, kao što su vreme sprovođenja i učestalost javljanja.

e) dodatnim merama proisteklim iz prethodnih preispitivanja od strane rukovodstva;

Postojeće performanse u vezi dodatnih mera proisteklih iz prethodnih preispitivanja od strane rukovodstva treba da pokažu ne samo da li su sprovedene ili nisu, već i koliko su efektivne.

f) izmenama koje bi mogle uticati na sistem menadžmenta kvalitetom i

Teško je predvideti bilo kakvu izmenu unutar organizacije koja ne bi imala uticaja na QMS na ovaj ili onaj način. Međutim, QMS treba da bude projektovan tako da može da izađe na kraj sa određenim stepenom izmena, bez intervencije najvišeg rukovodstva. Izmene u procesima upravljanja vezane za uvođenje novih proizvoda, novih procesa, novog osoblja, novih resursa i nove organizacione strukture treba da budu deo QMS-a.

g) preporukama za poboljšavanje.

Preporuke za poboljšavanja mogu da se odnose na niz stvari, kao na primer na:

• identifikovanje glavnih projekata koji će poboljšati sveukupne performanse,
• uspostavljanje novih ciljeva,
• revizija politike kvaliteta,
• adekvatnost veza između procesa, itd.

Izlazni elementi preispitivanja

Moraju se doneti određene odluke kao rezultat preispitivanja i da delovati po njima. Ovo ne znači da pri svakom preispitivanju odluke moraju da se donose u skladu sa svim podtačkama tačke 5.6.3. To znači da kada su takva poboljšavanja opravdana, mora se odlučiti kako da ih primenimo, u skladu sa raspoloživim resursima.

Identifikujući sve ono što spada u ovu tačku, u zavisnosti od ishoda preispitivanja, dolazi se do mogućnosti za dalje razvijanje i revidiranje planova kvaliteta, strateških i biznis planova.

Na primer, po postizanju poboljšanja i eliminaciji problema, stvara se prilika da se preispita priroda i nivo sistema upravljanja i kontrole. Da li su oni i dalje od vitalne važnosti ili je moguće ostvariti određene uštede modifikujući ih ili primenjujući druge šeme, pošto je utvrđen i adekvatno rešen uzrok problema? Ukoliko se broj prigovora povećava, treba doneti odluku da se ispitaju razlozi i postave odgovarajući ciljevi.

Cilj je utvrditi tekuće performanse (Kako radimo?) da bi se identifikovale mogućnosti za poboljšavanja (Možemo li bolje?). Sve se analizira u odnosu na definisane ciljeve.

Izlazni elementi preispitivanja od strane rukovodstva moraju da sadrže odluke i mere koje se odnose na:
a) poboljšavanje efektivnosti sistema menadžmenta kvalitetom i njegovih procesa;

Poboljšavanje efektivnosti QMS-a znači takvo povećanje sposobnosti sistema koje omogućuje organizaciji efektivnije ispunjavanje svojih ciljeva.

QMS obuhvata procese, što znači da se i njihova efektivnost mora poboljšati. Poboljšanje proizvoda u odnosu na zahteve kupca znači ne samo poboljšanje stepena usaglašenosti postojećeg proizvoda, već povećanje karakteristika proizvoda tako da se zadovolje izmenjene potrebe i očekivanja kupca.

Izlaz iz preispitivanja su odluke koje predstavljaju mere koje je potrebno sprovesti u cilju poboljšanja proizvoda, procesa i sistema. Ove odluke treba da imaju pozitivan uticaj na performanse. Performanse proizvoda su u direktnoj vezi sa efektivnošću procesa u kome nastaju, a performanse ovih procesa su u direktnoj vezi sa efektivnošću sistema koji ih povezuje.

Mere za poboljšavanje efektivnosti sistema treba da se fokusiraju na unošenje pozitivnih izmena u metode, tehnike, međusobne veze, merenja, ponašanja, kompetentnosti, itd. Brzo rešenje koje samo trenutno otklanja neki problem nije ni izmena ni poboljšanje sistema, jer deluje samo na određeni problem. Ako neko rešenje deluje ne samo na postojeći problem, nego i sprečava njegovo ponovno javljanje, onda se može smatrati da je to poboljšanje sistema. To može rezultirati u izmenama u dokumentaciji, ali to nije glavni cilj izmene.
Glavni cilj je poboljšanje performansi.

b) poboljšavanje proizvoda u vezi sa zahtevima korisnika i

Mere za poboljšavanje proizvoda treba da poboljšaju:

• kvalitet projekta (stepen do koga projekat odslikava proizvod koji zadovoljava potrebe kupca),
• kvalitet usaglašenosti (stepen do koga je proizvod usaglašen sa projektom),
• kvalitet upotrebe (stepen do koga je korisnik u stanju da osigura stalno korišćenje i niske troškove proizvoda).

Ovakve mere mogu da rezultiraju u obezbeđivanju različitih karakteristika proizvoda, ili bolje projektovanim karakteristikama proizvoda, kao i u poboljšanju pouzdanosti, pogodnosti održavanja, trajnosti i performansama. Poboljšavanja proizvoda mogu da nastanu i iz boljeg pakovanja, boljih uputstava za upotrebu, itd.

c) potrebne resurse.

Bez resursa, nikakva poboljšanja nisu moguća. Mere u vezi potrebnih resursa odnose se na proces planiranja resursa, koji treba da bude deo QMS-a. Ako ovaj proces funkcioniše efektivno, nijedan posao neće započeti ukoliko nisu na raspolaganju potrebni resursi.