Kvalitet. Ovo je pojačano definicijom planiranja kvaliteta iz standarda ISO 9000:2000, gde se kaže da je to deo menadžmenta kvalitetom usredsređen na uspostavljanje ciljeva kvaliteta i na utvrđivanje neophodnih operativnih procesa i odgovarajućih resursa za ispunjavanje ciljeva kvaliteta.
Preispitivanje. Standard ISO 9000:2000 definiše preispitivanje kao „aktivnost koja se preduzima da bi se utvrdile pogodnost, adekvatnost i efektivnost predmetne materije za postizanje postavljenih ciljeva“.
Ciljevi. Standard ISO 9000:2000 definiše cilj kvaliteta kao „ono što se traži ili želi postići u vezi sa kvalitetom“. Takođe se sugeriše da se ciljevi kvaliteta u principu zasnivaju na politici kvaliteta i da se specificiraju za odgovarajuće funkcije i nivoe organizacije.
Politika kvaliteta. Standard ISO 9000:2000 definiše politiku kvaliteta kao „sveobuhvatne namere i vođenje organizacije, koji se odnose na kvalitet, kako ih zvanično izražava najviše rukovodstvo“. Takođe se sugeriše da politika kvaliteta treba da bude usklađena sa opštom politikom organizacije i da daje okvir za uspostavljanje ciljeva kvaliteta. Dalje se savetuje da osam principa menadžmenta kvalitetom mogu predstavljati osnovu za uspostavljanje politike kvaliteta. U tom smislu, politika kvaliteta može da se posmatra kao skup vrednosti, verovanja i pravila koji usmeravaju akcije, odluke i ponašanja.
Najviše rukovodstvo je u standardu ISO 9000 definisano kao: Osoba ili grupa ljudi koja na najvišem nivou vodi organizaciju i njome upravlja. U malim preduzećima najviše rukovodstvo može da podrazumeva i vlasnike ili partnere i nekoliko ključnih ljudi koji su njima direktno odgovorni. „Osoba ili grupa Ijudi koja na najvišem nivou vodi organizaciju i njome upravlja.“
Preispitivanje. Po definiciji iz standarda ISO 9000:2000 preispitivanje je aktivnost koja se preduzima da bi se utvrdile prikladnost, adekvatnost i efektivnost predmetne materije za postizanje postavljenih ciljeva. Preispitivanje može da obuhvati i efikasnost.
Zadovoljenje kupaca. Zadovoljenje kupaca je mišljenje kupaca o stepenu do kojeg su ispunjeni njegovi zahtevi (ISO 9000). Žalbe kupca su uobičajen indikator njegovog slabog zadovoljenja a odsustvo žalbi nužno ne podrazumeva da je reč o visokom stepenu zadovoljenja kupca. Čak i kada se sa kupcem postigne dogovor o njegovim zahtevima i kada su ti zahtevi ispunjeni, ne mora da znači da je osiguran visok stepen zadovoljenja kupca.
Kompetencija. Pod kompetencijom (osposobljenošću) podrazumevamo kombinaciju odgovarajućeg obrazovanja, obuke, znanja, veština i iskustva koje je potrebno demonstrirati. Napomenimo da, u zavisnosti od prirode posla, zahtev za kompetencijom ponekad obuhvata samo neke od četiri navedene kategorije.
Isporučilac je organizacija ili osoba koji isporučuju proizvod, a znamo da proizvod može da bude usluga, softver, hardver ili procesni materijali.
Realizacija proizvoda je termin koji se koristi u standardu da obuhvati celokupan proces pružanja usluge ili proizvodnje robe, ili njihovu kombinaciju.
Proces. Skup međusobno povezanih ili međusobno delujućih aktivnosti koji pretvara ulazne elemente u izlazne elemente.
Prema standardu proces je skup međusobno povezanih ili međusobno delujućih aktivnosti koji pretvara ulazne elemente u izlazne elemente. Jednostavnije rečeno to je niz aktivnosti koji se obavljaju u celoj organizaciji kako bi se proizvodi (usluge) isporučili kupcima. Procesi definišu šta treba da se uradi, ko to treba da uradi i šta je rezultat.
Proces je skup povezanih aktivnosti koji ulaze pretvaraju u izlaze, a skup procesa koji su međusobno povezani predstavljaju sistem.
Proizvod. Rezultat nekog procesa.
Procedura. Procedure i ostala dokumenta (radna/operativna uputstva, itd) definišu zahteve kako treba da se obavi neka aktivnost.
Zapis. Standard ISO 9000 definiše zapis kao dokumenat kojim se iskazuju dobijeni rezultati ili daju dokazi o izvršenim aktivnostima.
Kompetentnost. Kompetentnost je pokazana sposobnost za primenu znanja i stručnosti (ISO 17021). Osoba koja je na odgovarajući način obrazovana i obučena i poseduje odgovarajuće iskustvo, kompetentna je samo ukoliko ima sposobnost da u praksi postiže željene rezultate koji se od tog posla očekuju.
Kvalitet. Kvalitet je zbir svih osobina koje određuju vrednost
Preventivna mera je mera za otklanjanje uzroka moguće neusaglašenosti ili druge neželjene moguće situacije (ISO 9000).
Korektivna mera je mera za otklanjanje uzroka otkrivene neusaglašenosti ili druge neželjene situacije (ISO 9000).
Pogodnost QMS-a je da li on predstavlja najbolji način da se stvari obave, a ne da li je pogodan za upotrebu. Pogodnost se odnosi na obavljanje stvari na najodgovarajući način – možda na najbolji način. Pogodnost sistema menadžmenta se ne može istražiti ako se za sistem misli da je to skup dokumenata, već sistem treba posmatrati kao nešto što obuhvata sve što organizaciji treba za ispunjavanje svoje misije.
Efektivnost QMS-a je da li svrha za koju je projektovan odgovara potrebama organizacije. Efektivnost se odnosi na obavljanje pravih stvari, a ne na pravilno obavljanje stvari. Prema tome, mora se utvrditi šta se želi od QMS-a, jer bez odgovarajućeg merila, ne može se utvrditi da li je sistem efektivan ili nije.
Efektivnu primenu ne treba mešati sa efektivnošću sistema. Ocenjivanje efektivnosti sistema služi za istraživanje boljih načina za obavljanje poslova, dok ocenjivanje efektivne primene služi za istraživanje da li se procesi obavljaju kako je predviđeno i da li ostvaruju svoju svrhu, tj. da li osoblje radi ono što se od njih traži i da li rezultati imaju željene efekte. Neki proces može da se obavlja kako je predviđeno, ali da ne ostvaruje željene rezultate – što ukazuje na slabosti u projektovanju tog procesa. Sistem je efektivan samo ukoliko se može pokazati da se željeni rezultati ostvaruju.
Efektivno održavanje znači da procesi stalno ostaju sposobni, uprkos izmenama u količinama, uslovima ili prirodi ljudskih, fizičkih i finansijskih resursa.
Provera. Provera je sistematičan, nezavisan i dokumentovan proces za dobijanje dokaza provere i njegovo objektivno vrednovanje, da bi se utvrdio stepen do kojeg su ispunjeni kriterijumi provere (ISO 9000). Jednostavnije rečeno provera je pregledanje performansi radi utvrđivanja da li su ostvareni definisani standardi performansi. Provere su jedan način verifikacije i kao takve, obuhvataju praćenje i merenje.
Program provere. ISO 9000 definiše program provere kao skup jedne ili više provera koje treba izvršiti u planiranom periodu, a koje su usmerene ka specifičnom cilju. Prema tome, program će sadržati termine kada se provere moraju sprovesti. Program provere se može prikazati u obliku termin plana koji pokazuje gde i kada će se provere sprovesti.