Menadžment projekata predstavlja skup protivrečnih elemenata. Da biste izašli na kraj sa neočekivanim, morate da napravite sveobuhvatan i detaljan plan i da u isto vreme budete dovoljno fleksibilni. Ne smete da gubite iz vida celovitu sliku – morate da budete usredsređeni na krajnji cilj – starajući se pri tom o malim, ali značajnim pojedinostima koje pomažu da sve ide u željenom smeru. Potrebni su vam i saosećajnost i energičnost da inspirišete svoj tim: hrabrost da se suprotstavite svom supervizoru kada je to neophodno.
Kao menadžer projekta, treba da posedujete veštine ophođenja ljudima, veštine komunikacije, veštine planiranja, viziju i zdrav razum. Srećom, verovatno već posedujete poneku ili sve od veština koje su vam potrebne za upravljanje vašim sledećim projektom. Čak i ako mislite da nikada ranije niste rukovodili projektom, najverovatnije niste u pravu.
Ako radite u projektno orijentisanoj oblasti, kao što su razvoj proizvoda, arhitektura ili video-produkcija, onda ste navikli da radite na projektima čak i ako nikad niste upravljali jednim od njih. Obavljali ste poslove u predviđenom roku ostajući u granicama budžeta. Razumete kako se reaguje na neočekivane probleme i događaje. Imate veštine koje su potrebne timskom igraču i verovatno veoma dobro poznajete zamke koje treba izbeći.
Ako radite u oblasti koja podrazumeva pružanje podrške ili usluga, moguće je da redovno rukovodite projektima, iako se oni drugačije nazivaju.
Vi upravljate projektom ako ste:
- osoba iz odeljenja za podršku kupcima koja priprema unapređenje proizvoda,
- vlasnik kuće koji renovira kuhinju,
- menadžer objekta koji nadgleda promenu telefonskog sistema,
- osoba iz odeljenja za ljudske resurse koja je zadužena da uvede promenu u sistem beneficija i obavesti zaposlene o njoj,
- trener koji vodi tim na putovanje,
- istraživač koji se priprema za reviziju koju će sprovesti davalac stipendija,
- kupac novog automobila,
- nevesta koja planira venčanje.
Ovaj vodič će vam pomoći da poboljšate svoje kvalitete, ustanovite i usvojite veštine koje vam nedostaju i predočiće vam jasan i organizovan postupak koga treba da se držite – što je prioritet za svakog menadžera projekta. Vodič takođe pruža praktične savete za prevazilaženje uobičajenih izazova i poteškoća, kao i alate koje možete upotrebiti u menadžmentu projekata, bili oni veliki ili mali.
Pozivam vas da zajedno istražimo menadžment projekata i otkrijemo kako se postaje dobar i samouveren menadžer projekta.
Mary Grace Duffy, mentor
Dr Mary Grace Duffy, osnivač je i partner konsultantske firme Cambridge Hill Partners, Inc, i vanredni član nastavnog osoblja škole Harvard Extension School, pri Univerzitetu Harvard, i Simmons Graduates School of Management. Ima više od trideset godina iskustva u istovremenom radu na poslovima linijskog menadžera i konsultanta. Svoje stručno znanje sažela je u praktične tehnike za upravljanje ljudima i zadacima, planiranje i odlučivanje i uspešno sprovođenje projekata.
Sadržaj
Mentorova poruka: Proučimo menadžment projekata
Menadžment projekata: osnove
Prednosti koje donosi menadžment projekata
Poruke iskusnih menadžera projekata
Čemu trud?
Šta je projekat?
Opšti prikaz definicije i tipova projekata, i koristi i problema koje projekti donose
Šta je menadžment projekata?
Koje su faze u životnom ciklusu projekta?
Kako da isplanirate projekat
Planiranje je prva faza u menadžmentu projekata. U ovoj fazi se definiše stvarni problem, utvrđuje ko su stejkholderi i razmatraju kompromisne odluke
Definišite stvarni problem
Utvrdite ko su stejkholderi
Odredite ciljeve projekta
Pripremite se za kompromisne odluke
Definišite aktivnosti
Kako da pokrenete projekat
U pripremnoj fazi se okuplja tim, utvrđuje dinamika realizacije projekta i priprema budžet
Sastavite svoj tim
Utvrdite dinamiku realizacije projekta
Napravite budžet
Kako da upravljate projektom
Kretanje „kritičnim putem“ doneće vam zadovoljstvo jer ćete imati osećaj da napredujete uprkos neizbežnim zamornim detaljima. Ono što je ključno za uspeh u ovoj fazi jeste da pri svakom koraku pratite napredak
Ostanite na kritičnom putu
Budite spremni da delegirate odgovornosti
Pratite napredak u izvršenju projekta
Nadgledajte budžet projekta
Obezbedite kontrolu kvaliteta
Izveštavajte stejkholdere o napretku
Kako da upravljate problemima
ldeje o tome kako da izađete na kraj sa neizbežnim problemima sa kojima se suočava svaki menadžer projekta
Upravljajte „rasipanjem misije“
Upravljajte problemom manjka vremena
Upravljajte problemima koji su vezani za ljude
Kako da rešite završna pitanja
Kada projekat privedete kraju, vreme je da se osvrnete i procenite kako je projekat prošao. Šta možete da naučite iz ovog iskustva što može da vam pomogne u budućim projektima?
Sprovedite evaluaciju završenog projekta
Pripremite koristan završni izveštaj
Uživajte u uspešno obavljenom poslu
Saveti i alati
Alati za menadžment projekta
Radni listovi koji će vam pomoći da isplanirate projekat i upravljate njime.
Testirajte se
Koristan rezime ideja koje su iznete u ovom vodiču. Uradite test i pre i posle čitanja knjige da biste videli koliko ste naučili.
Da naučite više
U ovom odeljku su navedeni naslovi neki drugih članaka i knjiga iz kojih možete da saznate još više o ovoj temi
Korišćeni izvori za „Menadžment projekata“
Beleške
Ovde možete da zabeležite sve što vam padne na pamet dok budete čitali knjigu
Šta je projekat?
„Projekat je problem čije je rešavanje isplanirano.
Dr J. M. Juran
Često čujemo reči projekat ili menadžment projekata, ali njihovo značenje različiti ljudi mogu razumeti na različite načine. Na primer, projekat može da označava plan ili predlog ili poduhvat − ili može biti shvaćen u bukvalnom značenju, kao kretanje unapred. Dakle, na šta tačno mislimo kada koristimo ove termine?
Šta je menadžment projekata?
Projekat je posao koji mora da bude obavljen. Projekat ima prepoznatljivu završnu tačku. U poslovnom svetu, projekat uglavnom označava niz međusobno povezanih aktivnosti, koje obično podrazumevaju grupu ljudi koji zajedno rade na jednokratnom zadatku tokom perioda od jednog do osamnaest meseci.
Na primer, projektovanje novog automobila je projekat. Grupa ljudi zajedno projektuje, izrađuje, testira i modifikuje automobil. Kada novi automobil uđe u proizvodnju, projekat je završen. Odgovornost za proizvodnju automobila prenosi se na stalno odeljenje ili poslovnu jedinicu.
NAPOMENA: Kada se projekat završi i počne redovna proizvodnja, menadžer će i dalje koristiti dosta istih veština vezanih za menadžment projekata da bi obezbedio da se proizvodni proces odvija na odgovarajući način.
Koje su faze u životnom ciklusu projekta?
Bilo da ste zaduženi da projektujete novi automobil, izrađujete veb-sajt, preselite kompaniju, nadgledate spoljne revizije, lansirate svemirsku letelicu, sređujete mesto katastrofe, ažurirate informacioni sistem ili bilo koji drugi od više stotina različitih tipova projekata, uvek ćete prolaziti kroz iste faze.
Životni ciklus tipičnog projekta sastoji se od četiri odvojene faze:
- planiranje,
- priprema,
- sprovođenje
- završetak.
Svaka faza ima poseban skup ciljeva, aktivnosti, alata i veština. Menadžer projekta mora da bude upoznat sa tim ciljevima, da se pripremi za sprovođenje aktivnosti i da iskoristi svaki skup alata i veština u skladu sa potrebama.
Preklapanje aktivnosti i veština. Iako različite faze mogu imati posebne karakteristike, glavni zadaci i aktivnosti u te četiri faze često se preklapaju i ponavljaju. Na primer, fazu planiranja obično počinjete sa grubom procenom vašeg budžeta i datumom predviđenim za okončanje projekta. U fazi pripreme počinjete da utvrđujete detalje u vezi sa planom projekta. Ti detalji vam pružaju nove informacije, tako da možete da se vratite u fazu planiranja i revidirate budžet i dinamiku realizacije projekta.
Faze projekta
- Opšti i konkretni ciljevi:
- Planiranje
- • utvrditi stvarni problem,
- • utvrditi ko su stejkholderi,
- • definisati opšte i konkretne ciljeve projekta.
- Priprema
- kupiti tim,
- • napraviti celokupni plan
- Sprovođenje
- nadgledati i kontrolisati proces,
- • izveštavati o napretku.
- Završetak
- privesti projekat kraju,
- • utvrditi koji su naredni koraci
Aktivnosti:
utvrditi opseg projekta, glavne aktivnosti i zadatke,
• proceniti trajanje projekta i napore koje treba uložiti,
• proceniti potrebe za resursima,
• pripremiti se za kompromisne odluke.
utvrditi dinamiku realizacije projekta,
• definisati kritičan put,
• motivisati tim,
• rasporediti ljude i resurse po zadacima,
• napraviti budžet,
• delegirati zadatke prema potrebi,
• razjasniti očekivanja stejkholdera.
ispitati posao koji je u toku i pružiti podršku,
• realizovati fazne tačke projekta,
• upravljati razvojem,
• izveštavati stejkholdere o napretku i problemima.
oceniti performanse,
• završiti projekat,
• analizirati naučene lekcije sa timom,
• napraviti plan za naknadnu akciju,
• analizirati rezultate sa stejkholderima.
Ključne veštine:
• analiza zadataka,
• planiranje,
• analiza troškova i koristi (cost-benefit) za različite opcije.
• analiza procesa,
• izgradnja tima,
• delegiranje,
• pregovaranje,
• odabir kadrova i zapošljavanje,
• komunikacija.
• nadgledanje,
• liderstvo i motivacija,
• komunikacija,
• upravljanje konfliktima,
• rešavanje problema.
• okončanje projekta,
• planiranje,
• komunikacija.
Alati:
• struktura projektnih poslova (WBS),
• popis veština.
• alati za utvrđivanje vremenske dinamike projekta (CPM, PERT, GANTT).
• alati za izveštavanje
• alati za evaluaciju o napretku. projekta.
Kada se na ovaj način vraćate aktivnostima i zadacima iz ranije faze, to ne znači da idete unazad; to jednostavno znači da novo znanje i informacije uključujete u celokupan plan − imajući u vidu celovitu sliku.