Upravljanje projektima za menadžere, se po svemu razlikuje od brojnih popularnih knjiga o različitim oblastima primenjenog menadžmenta koje se sve više pojavljuju kod nas. Ovo izuzetno korisno štivo je praktično usmereno. Poseduje posebne, jedinstvene karakteristike, od kojih je najznačajnija novina upućivanja čitaoca na proces samoučenja. U tom svetlu sami određujete tempo kojim ćete napredovati. Knjiga vas od početka do kraja ohrabruje da se lično bezrezervno uključite. To vam za uzvrat pruža nagradu vlastito zadovoljstvo jer sami možete da pratite kako napredujete. Pripremljena je da se čita sa olovkom među prstima. Takav pristup vam pomaže da popunite brojna vežbanja, zadatke, primere, aktivnosti, liste za proveru napredovanja i znanja koja ste usvojih. Sve to vam omogućava da samostalno procenjujete dokle ste stigli i kako ćete dalje napredovati. To u velikoj meri povećava vašu ličnu uključenost u ovaj proces.
O ovoj knjizi
Cilj knjige Upravljanje projektima za menadžere, -od ideje do uspešne realizacije, je da vas postupno vodi ka uspehu. Postanite bolji rukovodilac projekta, produktivniji i vredniji član projektnog tima.
Upravljanje projektima za menadžere može se koristiti na brojne načine. Navešćemo neke od mogućnosti mada time liste nije iscrpena.
Pojedinačno učenje-samoučenje. Ovo je knjiga koja vam daje uputstva i vodi vas kroz proces samoučenja. Da bi ste uspeh potrebno je da se izdvojite na neko od tihih usamljenih mesta. Uz malo papira, olovku i motivaciju, uspeh je tu. Kada završite ono što je predviđeno u vežbanjima, testovima i upitnicima, postepeno dobijate toliko vredne povratne informacije o vašem napredovanju.. Nagrada su i visoko vredne praktične ideje za dalji rad na sopstvenom usavršavanju.
Seminari i radne grupe za obuku upravljanjem projektima. Ako nameravate ih planirate da se uskoro upišete na neki od brojnih kurseva za obuku iz menadžmenta posebno vezanih za upravljanje projektima, ih ako trebate slični seminar da pohađate u sopstvenoj firmi, knjiga će vam biti odlična priprema da postanete vodeći u grupi. Lako ćete pratiti i usvajati nova znanja. Kada jednom odlično ovladate i usvojite bazična znanja iz upravljanja projektima, kvalitet vašeg učešća na časovima će se značajno povećati. Tada ćete imati mnogo više vremena da se posvetite produbljenoj analizi i savladavanju kompleksnih koncepata i njihovoj praktičnoj primeni u praksi. Ova knjiga takođe može biti izuzetno korisna kao uvodni tekst na seminarima iz upravljanja projektima, nudeći solidnu strukturu i sadržaj za buduću obuku na višim nivoima.
Obuka na udaljenim lokacijama. Za firme koje imaju organizacione delove širom zemlje i sveta, kojima je skupo i neefikasno da se organizuju centralizovani seminari i obuka, veoma je jednostavno da samo dostave kopije ove knjige onima kojima su namenjene.
Neformalne grupe koje izučavaju upravljanje projektima. Zbog svog štamparskog formata i modernog grafičkog uređenja knjiga je idealna da je nosite svuda sa sobom i proučavate kada vam i kako odgovara na brojnim neformalnim mestima.
Svakako da prethodnim predlozima nismo do kraja naveli listu mogućnosti. Ova knjiga vas upravo osposobljava da postanete preduzimljivi i kreativni. Vodite druge umesto drugi vas, u zavisnosti od toga kakve ciljeve i vizije postavite. Cak i kada je jednom celu pročitate, ovo je knjiga kojoj ćete se stalno vraćati kao izvanrednom izvoru informacija koje su jednostavno dostupne svakom čitaocu-budućem uspešnom menadžement projekata.
I na kraju ah svakako ne na poslednjem mestu izražavamo posebnu zahvalnost recenzentima profesom dr Petru Jovanoviću, Dekanu Fakulteta organizacionih nauka u Beogradu, jednom od osnivača naučne discipline upravljanje projektima u našoj zemlji, i profesoru dr Branku Vasiljeviću, eminentnom stručnjaku za finansije i bankarstvo.
Takođe posebno zahvaljujemo poslovnim sistemima SDPR-Beograd i Eurosalon-Beograd, na podršci koju su nam pružih tokom izvođenja ovog “izdavačkog projekta”.
U Beogradu, juna 1995, Branko i Milan
dr Branko Z. Ljutič, dipl. ek., dr Milan Lj. Stamatović, dipl. ing.
Sadržaj
1. DORODOŠLI URUKOVOĐENJE PROJEKTOMZA MENADŽERE
CILJEVI KOJE PREDLAŽEMO ČITAOCIMA
ŠTA JE RUKOVOĐENJE PROJEKTOM?
Kako je razvijen koncept rukovođenja projektom?
Po čemu se rukovođenje projektom razlikuje od ostalih načela rukovođenja?.
ŽIVOTNI CIKLUS PROJEKTA
Tipični nivoi aktivnosti tokom faza životnog ciklusa projekta
Vežbanja
PARAMETRI PROJEKTA
PREGOVARANJE O SPECIFIKACIJAMA SA KLIJENTOM
Razmišljajte o sebi kao rukovodiocu projekta
Moje veštine pri rukovođenju projektom:
2. DEPTNISANJE PROJEKTA
ŠTA JE PROJEKATI KAKO NASTAJE?
PREDLAG.ANJE I POKRETANJE PROJEKTA
IZNOŠENJE IDEJA U SLOBODNOJ DISKUSIJI
TESTIRANJE VAŠE PRELIMINARNE STRATEGIJE
Studija tržišta (engl. Market Study)
Pilot test (engl. Pilot Test)
Kompjuterska simulacija (engl. Computer Simulation)
Korišćenje rezultata studije
PROVERA NAPRETKA: DEO 1 I DEO 2
3. PLANIRANJE PROJEKTA
PLANIRAJE TRI OSNOVNA PROJEKTNA PARAMETRA
PLANIRANJE DIMENZIJE I PARAMETRA KVALITETA
Stvaranje strukture raščlanjavanja poslova
STUDIJA POJEDINAČNIH SLUČAJEVA: PROJEKAT PREUREĐENJA
KANCELARIJSKOG PROSTORA
Uzorak strukture raščlanjavanja poslova
Vežbajte da sačinite strukturu raščlanjavanja posla
Projektne specifikacije
Vežbajte pisanje projektnih specifikacija
PLANIRANJE VREMENSKE DIMENZIJE
Korišćenje matematičkog modela da se proceni vreme
Vežbajte procenjivanje vremena
Gant grafikoni
Studija pojedinačnog slučaja: Projekat preuređenja zgrade
Vežbajte crtanje Gant grafikona
PERT DIJAGRAMI
Vežbajte crtanje PERT dijagrama
PLANIRANJE DIMENZIJE TROŠKOVA
Definicija komponenti troškova
Vežbajte određivanje troškova jednog projekta
DODELA ODGOVORNOSTI
Vežbajte da napravite zbirnu radnu tabelu planiranja
PROVERA NAPRETKA: DEO 3
4. SPROVOĐENJE PLANA U DELO
ŠTA SE DOGAĐA U FAZI SPROVOĐENJA U DELO?
KONTROLISANJE POSLA KOJI JE U TOICU
Utvrđivanje standarda
Grafikoni za identifikaciju kontrolnih tačaka
Primer grafikona identifikacije kontrolnih tačaka
Grafikoni kontrole projekta
STUDIJA SLUČAJA: ROJEKAT GRADNJE
Grafikon određivanja troškova projekta
Grafikon kontrole projekta
Grafikoni prekretnica
Primer grafikona prekretnice
Grafikoni kontrole budžeta
Nadziranje izvođenja radova (engl. Monitoring Performance)
Sačinjavanje periodičnih izveštaja o napredovanju
Preduzimanje korektivnih postupaka
Šta da uradite kada počnete da kasnite
OBEZBEĐIVANJE PROTOKAIPOVRATNIH INFORMACIJA
Proverite kakvim stilom vi obezbeđujete povratne informacije
PREGOVARANJE OKO MATERIJALA, NABAVKIIUSLUGA
Deset smernica za efektno pregovaranje
RAZREŠAVANJE NESUGLASICA
Model za rešavanje nesuglasica
PROVERA NAPRETKA: DEO 4
5. OKONČANJE PROJEKTA
DOVOĐENJE PROJEKTA DO USPEŠNOG KRAJA
Podsetnik onoga šta treba proveriti na završetku projekta
Obrazac za ocenu projekta
PREGLED NAPRETKA DEO 5
6. ANALIZA TRŽIŠTA I FINANSIJSKO PLANIRANJE ZA UPRAVLJANJE PROJEKTEMA
UPUTSTVA ZA ANALIZU TRŽIŠTAI POSLOVNO-FINANSIJSKO PLANIFLNNJE
Kako poslovno i finansijski planirati projekte da biste stvorili velike profite?
Šta je poslovno i finansijsko planiranje
UPUTSTVA ZA TRŽIŠNU ANALIZU, POSLOVNO I FINANSIJSKO PLANIRANJE
Šta je rezime poslovnog i finansijskog plana
TRŽIŠNA ANALIZA
Kako analizirati naše glavne konkurente
Kako analizirati privredu granu kojoj pripada firma
Dilema proizvod i/ili usluga?
Analiza tržišta
Kako u poslovnom planu odrediti ciljne kupce vaše firme? .
MARKETING PLAN
Analiza ključnih kupaca klijenata i kretanja prihoda
Analiza linije proizvoda/usluga koje nudimo na tržištu
Sadašnja situacija na tržištu
Analiza konkurencije
Koji konkuretski pristup može odabrati vaša firma
Izbor tehnologije
POSLOVNO-PROIZVODNE OPERACIJE
Proizvodna strategija i plan proizvodnje
MENADŽMENTI ZAPOSLENI
Finansijska analiza
Analiza prelomne tačke rentabiliteta
Kontrola troškova
Finansiranje
ANALIZA RIZIKA
Stavke koje treba uključiiti u analizu rizika
Vremenski plan
Strateško planiranje
DODACI:
ŠTA VAM PREPORUČUJEMO
PREGLED NAPRETKA: DEO 6
7. KONTROLNA LISTA
KONTROLNA LISTA KRITIČNEH PITANJA ZA ANALIZU ARGOINDUSTRIJSKIH PROJEKATA
Faktor marketinga
Analiza potrošača
Analiza konkurencije u okruženju
Predviđanje potražnje
Faktor nabavke
Odgovarajuća količina
Prihvatljiv kvalitet
Pravovremenost
Organizovanje sistema nabavki
FAKTOR OBRADE
Izbor tehnologije obrade
Lokacija fabrike
Upravljanje kapacitetima
Materijali za preradu
Programiranje i kontrola
8. USPEŠNI PROJEKTI
MODEL ZA USPEŠNO RUKOVOĐENJE PROJEKTOM
Podsetnik za rukovodioce projekta
LITERATURA
Deo 1 Uvod
Dobro došli u rukovođenje projektom za menadžere
Ciljevi koje predlažemo čitaocima
Kada odredite životne, profesionalne i poslovne ciljeve postajete svesni svrhe i smera u kom se krećete. Postavljajte sami svoji ciljeve da vam ih drugi ne bi postavljali i usmeravajte se prema orijentirima. Da biste izbegli životne i poslovne neuspehe, potrebno je da prvo odredite ciljeve i prioritete. Oni definišu šta ćete postići i pružaju osećanje ispunjenja i uspeha kada ih ostvarite. Zbog toga vas učimo da kroz ovladavanje upravljanjem projektima kao modemi ofanzivni menadžer izbegavate vlastita razočarenja, a i da druge izneverite. Time stvarate nepoželjnu sliku o sebi kao nepouzdanoj ličnosti, koja može biti sve drugo osim uspešan menadžer. Da biste izbegli takvu sliku o sebi, krenite sa narednim pregledom ciljeva. U listi koja sledi označite ciljeve koji su vama važni. Dodajte vlastite specifične ciljeve koje će vam usavršeno umeće rukovođenja projektom pomoći da ostvarite kao i one ciljeve koje ste prethodno ustanovili.
Savladavanjem ove knjige planiram da:
- Odredim šta je projekat, a šta nije.
- Naučim da razjasnim projekte pre nego što ih započnem.
- Organizujem projekat tako da mogu da ga okončam u okviru datog budžeta (plana) i rokova.
- Naučim da uspostavim sistem nadzora koji će mi omogućiti da uvek tačno znam kakav je status projekta.
- Naučim da izađem na kraj sa promenama u planu projekta.
- Poboljšam svoju efikasnost u svojstvu rukovodioca projektom, ili kao kvalitetan i pouzdan član projektnog tima.
- Primenjujem ovu menadžersku veštinu kad god su koristi od upotrebe vidljive i osetljive.
„Postoji mnoštvo dobrih i valjanih razloga zbog kojih nešto nije ili ne može biti urađeno. Ime tim „dobrim“ razlozima i obrazloženjima je izvinjenje. Ova knjiga vas uči da se ne izvinjavate drugima niti da prihvatate izvinjenja od drugih.“ Branko i Milan
Šta je rukovođenje projektom?
Da li je moguć jednostavan odgovor baš na svako pitanje?
Krenimo prvo od toga šta je rukovođenje i šta je projekat? Rukovođenje, upravljanje, direktorisanje (engl. Management) jeste proces poslovnog odlučivanja, donošenja odluka u biznisu, njegovo usmeravanje, planiranje, nadzor, kontrola i revizija, radi ostvarivanja poslovnih ciljeva određenog biznisa. To je najčešće maksimizacija bogatstva deoničara koja se očituje kroz maksimizaciju slobodne tržišne cene redovnih deonica na berzi. Menadžeri pored toga imaju razvijene i razuđene lične ciljeve, počev od afirmacije. I na kraju ali svakako ne na poslednjem mestu, teže da maksimiziraju svoju platu, kroz različite šeme bonusa u okviru ostvarenih profita, dobijanja deonica i slično. U svakom slučaju, primami je materijalni motiv, izražen u novcu, tako da se to ne bi smelo zaboraviti ni u kojoj konkretnoj situaciji. Šta je projekat? Svaki poslovni poduhvat koji ima „glavu i rep“, traje duže, u čiju se realizaciju i uspeh ulažu ljudi i sredstva. Rukovođenje projektom je otuda skladan sklop ove dve celine. Ova simbioza je uspešni spoj koji više vredi od sastavnih delova, a vas čini sretnim.
Rukovođenje projektom se fokusira na projekat. Projekat je produkt koji ima početak i kraj. Sprovodi se da postigne utvrđene ciljeve u okviru ciljnih cena, rokova, kvaliteta i budžeta. Rukovođenje projektom spaja i optimizuje sredstva nužna da se projekat uspešno realizuje. Ova sredstva obuhvataju umeća, talente, i udružena nastojanja tima ljudi; postrojenja, alate i opremu; informacije, sisteme i tehnike; novac i kapital.
Kako je razvijen koncept rukovođenja projektom?
Koncept rukovođenja projektom razvijen je kao disciplina početkom šezdesetih godina XX veka u Sjedinjenim američkim državama (SAD), da bi se primenio u rakovođenju američkim svemirskim programom, koji je bio izuzetno složen. U to vreme su računari bih uglavnom neprijateljski raspoloženi prema korisnicima, jer su bili u povoju. Zbog izraženih uspeha projektnog pristupa u praksi njegovo korišćenje se brzo proširilo na vladu, vojsku i industriju. Danas ćete ustanoviti da se ova načela primenjuju pod nazivima rukovođenje projektom, rukovođenje proizvodima i rukovođenje gradnjom. Sve su to izrazi koji imaju više-manje isto značenje.
Po čemu se rukovođenje projektom razlikuje od ostalih načela rukovođenja?
Rukovođenje projektom razlikuje se od bazičnih principa modernog opšteg menadžmenta na dva značajna načina. Prvo, ono se fokusira na projekat sa konačnim trajanjem, dok odeljenja, sektori, direkcije i druge organizacione jedinice firme očekuju da će trajati neograničeno. To je poznati koncept u korporativnom pravu, računovodstvu i reviziji, da se firma osniva sa unapred neodređenim rokom trajanja (engl. Going Concern). Drugo, projektima su sredstva i ljudstvo često potrebni samo u delu radnog vremena. Nasuprot tome, trajni oblici poslovne organizacije-firme nastoje da sredstva koriste puno radno vreme. Zajedničko korišćenje sredstava u praksi se javlja kada firma posluje, jedan, njen deo sa bavi između ostalog upravljanjem projektima. To često dovodi do konflikata. Iziskuje umešno pregovaranje menadžera „sa obe strane stola“, da bi projekti dobili sredstva potrebna da se u toku trajanja realizacije ostvare definisani ciljevi.
Životni ciklus projekta
Svaki projekat prolazi kroz predvidljivi životni ciklus od četiri faze. Pri tom svaka faza od rukovodioca projektom iziskuje različite veštine. Faze životnog ciklusa projekta su:
- Osmišljavanje i definisanje projekta
- Planiranje projekta
- Primena plana
- Okončavanje i procena projekta
Svaku od ovih faza razmotrićemo pojedinačno kasnije u knjizi. Ova knjiga će vam pomoći da veštine za koje niste ni znali da posedujete preuredite, usmerite i dodatno ih razvijete.
Četiri koraka do uspeha:
- definiši
- planiraj
- primeni
- proceni