.

4.1 Opšti zahtevi

Sistem menadžmenta zdravstvene bezbednosti hrane zahteva uspostavljanje, dokumentovanje, implementaciju i održavanje efektivnog ISO 22000. Ovo obuhvata procedure i potrebne zapise za osiguravanje efektivnog razvoja, implementacije i ažuriranja ISO 22000. Organizacija bi trebalo da:

• Osigura da su opasnosti po zdravstvenu bezbednost hrane, u okviru predmeta i područja primene sistema, koji se mogu pojaviti u vezi sa proizvodima identifikovani, procenjeni i kontrolisani;
• Razmenjuje odgovarajuće informacije u okviru lanca hrane;
• Razmenjuje informacije koje se odnose na razvoj, implementaciju i ažuriranje ISO 22000 i
• Periodično procenjuje i ažurira ISO 22000.

Firma može da uslužno angažuje eksterne organizacije za obavljanje bilo kog procesa. Ukoliko taj proces može uticati na bezbednost finalnog proizvoda moraju postojati procedure kojima se osigurava adekvatno upravljanje ovakvim procesima. Ova upravljanja se moraju dokumentovati.
.

4.2 Zahtevi koji se odnose na dokumentaciju

.

4.2.1 Opšte odredbe

Organizacija mora da izradi dokumentaciju u saglasnosti sa zahtevima ISO 22000.

Rukovodilac će osigurati da se svi dokumenti, zapisi i podaci koje su od važnosti za menadžment kvaliteta i zdravstvene bezbednosti proizvoda nalaze na za to predviđenom mestu, i da su efikasno kontrolisani. Svi dokumenti bi trebalo da budu odobreni, potpisani i datirani od strane odgovarajućih ovlašćenih osoba, i stalno ažurirani; ispravne verzije bi trebalo da budu dostupne odgovarajućem osoblju. Nijedan dokument ne bi trebalo da se promeni bez ovlašćenja. Dokumentacija omogućava planiranu komunikaciju i konzistentnost mera. Njeno korišćenje doprinosi:

• Postizanju usaglašenosti sa zahtevima klijenata i zdravstvene bezbednosti hrane;
• Obezbeđivanje odgovarajuće obuke;
• Ponavljanju i utvrđivanju porekla;
• Obezbeđivanju objektivnog dokaza i
• Evaluaciji efektivnosti i neprestane usklađenosti sa ISO 22000.

Dokumentacija menadžmenta zdravstvenom bezbednošću proizvoda treba da sadrži potrebne mere u cilju zadovoljenja zahteva standarda ISO 22000. ISO 22000 dokumentacija obuhvata:

• Dokumentovane izjave o politici zdravstvene bezbednosti hrane i ciljevima koji se odnose na to,
• Dokumentovane procedure, uputstva i zapise (videti 5.2) i
• Druge dokumente koji su potrebni za efektivan razvoj, implementaciju i ažuriranje ISO 22000.

ISO 22000 standard ne zahteva pisanje poslovnika, međutim u praksi je najčešći slučaj da organizacija ipak izrađuje Poslovnik za sistem menadžmenta zdravstvenom bezbednošću proizvoda. Ukoliko organizacija posluje prema principima menadžmenta kvalitetom (ISO 9000) obično se piše integrisani poslovnik sistema menadžmenta kvalitetom i zdravstvenom bezbednosti proizvoda. U ovom slučaju Poslovnik predstavlja osnovni dokumenat sistema menadžmenta i u njemu se definišu: predmet i područje primene sistema, dokumentovane procedure, opis međusobnog delovanja procesa menadžmenta kvalitetom (zahtev standarda ISO 9000).
.

4.2.2 Upravljanje dokumentima

Organizacija mora uspostaviti dokumentovanu proceduru za upravljanje dokumentima sistema menadžmenta zdravstvenom bezbednošću proizvoda. Dokumenti koje zahteva ISO 22000 se kontrolišu procedurama dokumentovanja, koje obezbeđuju:

• Odobrenje da su dokumenti adekvatni pre nego što se objave. Nova dokumenta ili izmene postojećih verzija dokumenata sistema odobrava odgovorno lice organizacije na odštampanoj verziji dokumenta svojim potpisom (obično na prvoj strani dokumenta), koji predstavlja matični primerak i nalazi se kod vođe tima za zdravstvenu bezbednost proizvoda u posebnom registratoru.
• Pregled i ažuriranje ako je to potrebno, i ponovo odobrenje dokumenata. Štampani primerci dokumenata se ažuriraju potpunom zamenom. Korisnici štampane verzije prijem novih dokumenata i povlačenje nevažećih verzija potvrđuju svojim potpisom i upisom datuma prijema, odnosno vraćanja. Ukoliko se dokumenta distribuiraju preko računarske mreže odgovorno lice jedino ima administrativni pristup, odnosno mogućnost izmene dokumenata.
• Uverenje da su promene koje se javljaju i trenutna verzija statusa dokumenata identifikovane. Odgovorno lice za upravljanje dokumentima zaduženo je za to da se u opticaju nalaze samo odobrene verzije dokumenata.
• Uverenje da su važeće verzije primenjivih dokumenata dostupne u trenutku korišćenja. Odobrena dokumenta mogu se distribuirati preko računarske mreže i to tako da ih niko osim administratora ne može menjati (npr. u pdf formatu). Ukoliko organizacija nema ovakve tehničke mogućnosti sve izdate (štampane) verzije dokumenata koje se koriste u pojedinim organizacionim jedinicama obično zavode u Registar listi distribucije dokumenata.
• Uverenje da dokumenti uvek čitki i da se mogu identifikovati. Dokumenti sistema menadžmenta zdravstvenom bezbednošću proizvoda identifikuju se po svom nazivu. Na dokumentu se mora naznačiti i verzija dokumenta (npr. slovima A, B, C), datum izdanja, a stranice dokumenta moraju se numerisati. Na prvoj stranici dokumenta mora se ostaviti i mesto za potpis lica koje odobrava dokument.
• Uverenje da su važeći dokumenti eksternog porekla identifikovani i da je njihova distribucija kontrolisana. U eksterne dokumente se ubrajaju: zakoni, pravilnici, standardi, specifikacije kupaca i dr. Ovi dokumenti se obično čuvaju u papirnoj verziji u odvojenom registratoru. Organizacija može i da se pretplati i na odgovarajuće internet baze važećih propisa. Ovo je najbolji način da se osigura da organizacija uvek ima u posedu važeću verziju propisa, odnosno ovo je najbolji način da se prate izmene zakonske regulative. Ako firma nema mogućnosti da se pretplati na ovakvu bazu, praćenje izmene dokumenata može se pratiti, na primer, posećivanjem specijalizovanih seminara ili saradnjom sa nekom od visokoškolskih ustanova, instituta ili priznatih eksperata. Štampane verzije ovih se izdaju prema istim principima kao i izdavanje štampanih verzija ostalih dokumenata sistema.
• Prevenciju neplaniranog korišćenja zastarelih dokumenata i njihovu odgovarajuću identifikaciju ako su zadržani iz bilo kog razloga.
Dobra praksa je da se svi važeći dokumenti popišu na jednom dokumentu. Obično se dokumenti zavode na registar listi internih dokumenata (procedura, zapisa, uputstava) i registar listi eksternih dokumenata.
.

4.2.3 Upravljanje zapisima

Zapise bi trebalo organizovati i održavati tako da obezbede dokaz usklađenosti sa zahtevima, i efektivnosti rada ISO 22000. Zapisi bi trebalo da budu čitki, da se lako identifikuju i pronađu. Mora se uspostaviti dokumentovana procedura tako da se definišu neophodne kontrole za identifikaciju, skladištenje, zaštitu, pronalaženje, vreme čuvanja i lice koje raspolaže zapisom. Zapisima se upravlja praktično na isti način kao i ostalim dokumentima (vedeti 4.2.2).

Zapis u stvari predstavlja popunjen obrazac. Obrazac mora biti sastavni deo nekog dokumenta (uputstva, procedure i sl.) i obično se navodi na kraju dokumenta u spisku priloga. Potrebno je i voditi listu sa evidencijom važećih obrazaca (Registar obrazaca/zapisa).
.
<<prethodni deo teksta – sledeći deo teksta>>